Opmaak van de website veranderen
Mijn waarnemingen in de uitvoer van projecten
In mijn deelname aan projecten zowel voor Non-profit als Commerciële organisaties heb ik veel over mensen en het zowel slagen als falen van methodieken geleerd.
Zelfs bij mijn vrijwilligerswerk voor de stichting Dito heb ik op kleinere schaal ook het verschil tussen daadkrachtig optreden en besluiteloos doordromen gezien.
Het succes van een project wordt niet bepaald door de toepassingsmethode zelf maar de mensen die het uitvoeren.
Sociale aspecten werden vroeger als een randfenomeen beschouwd binnen
IT-projecten.
Nu realiseert men zich dat het meer om mensen dan om automatisering draait.
Het falen van IT-projecten werd vroeger vaak veroorzaakt door technische problemen in het ontwerptraject, maar nu doordat de gevolgen voor mens en maatschappij negatief zijn.
Dit gevaar speelt vooral bij ERP en Workflowtechnologie.
Het vinden van de juiste balans tussen de technische en organisatorische aspecten is zeer belangrijk.
Eerst moet natuurlijk worden bepaald of een probleem met technologie opgelost kan worden.
Zo ja, dan is de vraag welke technologie daarvoor het meest geschikt is.
Als er voor een ICT-oplossing gekozen wordt dan is bewustwording van het effect hiervan op de organisatie en de mensen van groot belang.
Wat is acceptabel.
Zit de kracht in de kennis die in de oplossing ingevoerd moet worden of moeten juist de gebruikers worden opgeleid.
Daarom is het beter om een gulden middenweg te kiezen waarbij een systeem wordt gevuld door de deelnemende gebruikers.
Door mijn vaardigheden (als goed kunnen luisteren en aanvoelen van de situatie), heb ik ontdekt dat veel mensen zeer gevoelig zijn voor de presentatie en de uiterlijke kenmerken van het concept.
Ik vergelijk het met een auto die mooi gepoetst is en geen deuken heeft, maar onder de motorkap kan er wat rammelen of er zich juist extra paardenkrachten bevinden.
Als later het beloofde resultaat uitblijft, neemt het vertrouwen van de deelnemers af.
Doordat ik niet gevoelig ben voor deze prikkels ben ik zeer goed in staat gebleken om de werkelijkheid van de theorie te scheiden.
Ik ben er van overtuigd dat een visueel gehandicapte projectleider volledig zelfstandig in staat moet zijn om het gehele traject af te leggen en te kunnen sturen.
De grafische vormgeving kan wat haken en ogen opleveren, maar met wat assistentie kan zelfs het presenteren geen probleem zijn.
Op verzoek van handicapgenoten en vakbroeders en zusters heb ik hieronder wat kleine zaken neergezet die me tijdens implementaties en bij de uitvoering van projecten zijn opgevallen.
Ik ben mij er van bewust dat mijn waarnemingen niet uniek zijn en velen van de lezers zullen ongetwijfeld veel herkennen.
Die herkenning is zowel prettig als treurig.
Prettig omdat ik blijkbaar zaken waarneem die overal spelen.
Treurig omdat deze zaken blijkbaar nog steeds plaatsvinden.
schuin[Afwijkende doelstellingen]
In de huidige markt doen zich talloze nieuwe, unieke
problemen in bedrijven voor, die een unieke oplossing vereisen.
De problemen hebben betrekking op de specifieke strategie van een
bedrijf en de hieraan onderhevige bedrijfsvoering.
Standaardoplossingen kunnen nooit hieraan voldoen.
De klant vraagt ook geen standaardoplossingen.
Een ICT-dienstverlener moet unieke oplossingen voor unieke problemen kunnen leveren.
Het gebeurt echter vaak dat te snel met een project wordt gestart zonder dat is gecontroleerd of de opdrachtgever en de uitvoerende partij wel het zelfde doel voor ogen hebben.
Ongemerkt kan tijdens de uitvoer er een verwijdering plaatsvinden.
De communicatie verloopt stroef, bewaking van het beschikbare budget vindt nauwelijks plaats, er wordt tegengewerkt of er worden allerlei bezwaren geuit die bij de start niet in het projectplan zijn verwerkt.
In een dergelijke situatie kan het project beter tijdelijk worden stilgezet.
Heroriëntatie hoeft niet veel tijd te kosten.
Ik ben er van overtuigd dat het resultaat tot
een goed succes- en een goedkoper eindproduct leidt.
Hierbij moet de opdrachtgever wel supervisie houden.
Als eigenaar van de opdracht is deze budgethouder en eindverantwoordelijk.
De aanleverende partij heeft uitsluitend de taak om aan te geven wat de mogelijkheden zijn en wat het kost.
Voor een goed resultaat waar beide partijen zich in kunnen vinden is het noodzakelijk dat de opdrachtgever overtuigt is van het nut van de geboden toepassing of oplossing en dat het zinvol is hierin te investeren.
Het is niet alleen een kwestie van geld maar ook toename van Overhead kosten.
Gebruikers moeten immers tijd vrij maken zodat reguliere werkzaamheden moeten worden verschoven of zelfs overgedragen aan collega's.
Het is immers mogelijk om de interne kosten (die gepaard gaan met het op een project inzetten van gebruikers) te verrekenen in het project en mensen te vervangen door het inhuren van externe krachten.
schuin[Gedegen vooronderzoek]
De keuze van de juiste projectmethode is zeer belangrijk.
Logistiek vormt de basis en heeft vaak een bijpassend vooronderzoek (Lees: Audit) nodig.
Verder zijn zaken als intuïtie, overtuigingen, gevoel voor verhoudingen en
Mensenkennis van levensbelang.
Het overdragen van dit soort kennis op minder ervaren collega's vereist samenwerking, begeleiding bij het leren en een klankbord bij het analyseren van problemen.
Het delen van kennis met anderen is een absolute voorwaarde voor een
organisatie die unieke oplossingen voor unieke problemen wil leveren.
Vooraf bepalen van de structuur door gedegen werkvoorbereiding vormt het fundament.
Een wijze man bouwt nu eenmaal niet op zand maar liever op een rots.
schuin[De kunst der beschikbare middelen]
Resourcemanagement blijft een mooi woord.
Onder het beheer van middelen versta ik zelf zowel mensen als materiaal.
Om deze middelen tijdig beschikbaar te stellen vereist zoiets veel ervaring van de projectleider.
Mensen kunnen ziek worden, dubbel worden gepland, werkzaamheden kunnen uitlopen en er kan vertraging oplopen in de levering van hard- en software.
Hierdoor neemt de factor stress toe en de kwaliteit af.
Het beschikbaar hebben van ervaringscijfers en leermomenten is zeer belangrijk.
Als er soortgelijke projecten in het verleden zijn uitgevoerd dan zijn hier ook resultaten aan verbonden.
Hier wordt mijns inziens weinig mee gedaan.
schuin[Bekendheid met producten en kiezen van mensen]
Er bestaan psychologische modellen voor het vaststellen van het ideale projectteam.
Elke medewerker heeft een eigen karakter, mate van kennis en inbreng, maar vooral een variabel inlevingsvermogen.
Geen mens is het zelfde.
Gelukkig maar!
Een duidelijk merkbare hindernis die als een rode draad door mijn loopbaan heen loopt is het feit dat er vaak geen tijd wordt vrijgemaakt om bekendheid met het op te leveren product op te doen.
Onderzoek en ontwikkeling kost de leverancier tijd en dus ook geld.
Persoonlijk denk ik dat de volgende stappen garant staan voor succes:
* Kiezen van het product op basis van het al bestaande aanbod en ervaring van de specialisten;
* Bespreking in een vakgroep;
* Het bereiken van overeenstemming;
* Inplannen van opleiding, training of cursus;
* Mensen opleiden en verbinden aan het product;
* Vastleggen van kennis en ontwerpen van het implementatietraject;
* Borging van het product in de portfolio van het bedrijf en opzetten van het Verkoop-traject;
Als aan deze stappen is voldaan is er een verbeterde inschatting van middelen, geld en tijd mogelijk.
Door zorgvuldig van elk project bij te houden hoe het met bovengenoemde factoren na afloop gesteld is kunnen toekomstige projecten beter worden gestuurd en neemt bovendien de winst toe.
Een goed gevoel en veel vertrouwen is 80 procent slagingskans.
Dan is er nog het fenomeen van het promoveren tot een standaardproduct.
Hierbij zijn de specifieke kennis en vaardigheden van individuen minder van belang.
Belangrijk is of de organisatie in staat is om de gevonden oplossingen in te kunnen zetten.
Een oplossing moet namelijk helder beschreven zijn, zodat iedereen die het probleem
tegenkomt de oplossing kan toepassen.
schuin[De altijd aanwezige angst van gebruikers en medewerkers]
Gebruikers en projectmedewerkers moeten altijd genoeg rugdekking van de manager krijgen.
Beter nog is als deze deelneemt aan het traject.
Voortgang vereist ook een constante sturing en bevoegdheid om beslissingen te nemen.
Er vindt immers wel een verandering plaats die begeleid moet kunnen worden en daar zijn mensen van nature erg gevoelig voor.
Het winnen van vertrouwen is zeer belangrijk.
Ik kan mij als programmeur de tijd herinneren dat ik jong en onervaren al mijn ideeën op de vragende gebruiker losliet.
Honderduit vertelde ik hoe mooie bepaalde zaken geautomatiseerd konden worden en ik was bij wijze van spreken al aan het bouwen.
De gebruiker voelde zich zeer onzeker en had geen goed gevoel bij het verloop van het project.
Mijn toenmalige teamleider liet de zaak te lang op zijn beloop en reageerde vervolgens te laat door mij via een ander lid van het team er op te wijzen dat ik wat kalm aan moest doen.
Gevolg was dat er flinke vertraging optrad en veel tijd werd verloren met vergaderen en bijstellen van het beoogde doel.
Technici zijn nu eenmaal erg gedreven en oplossingsgericht en hebben een remmende factor nodig.
Gebruikers hebben ook grenzen nodig.
Als er bijvoorbeeld een kwaliteitshandboek is dat beschrijft wat de eisen van een product zijn hoe de acceptatie hiervan plaatsvindt en de controle wordt uitgevoerd dan weet de gebruiker wat er wordt verwacht.
Er ontstaan anders snel eilandjes waar gebruikers een muur om de huidige uit te voeren taken bouwen en angstvallig vasthouden aan de al verworven taken.
Toestemmen in de gehanteerde kwaliteitsnorm geeft de gebruiker duidelijkheid.
Hij of zij weet wat er wordt verwacht en waar de grenzen liggen.
schuin[Oneindig doorgaan]
Het inschatten van de tijdsduur van een project is zowel vooraf als tijdens de uitvoering cruciaal.
Eerder gaf ik al aan dat het tijdig vrijmaken van gebruikers een groot probleem kan zijn.
Hierdoor worden er andere vormen van acceptatieprocedures gehanteerd.
In veel organisaties zegt het management doorgaans nog te gemakkelijk 'ja'
tegen projecten, zonder zich te realiseren wat dit in de praktijk
(bijvoorbeeld op de werkvloer) betekent.
Wanneer dan vervolgens de druk op de organisatie toeneemt (seizoensinvloeden, stijging van het aantal
orders, enzovoort) worden deze toezeggingen vaak weer ingetrokken,
waardoor de betrokken gebruikers naast het project een onevenredige
Hoeveelheid operationele zaken op hun bord krijgen.
Dit komt de kwaliteit, de motivatie en acceptatie zeker niet ten goede.
Committeren betekent in dit geval dan ook dat het management zich hard maakt voor de toezeggingen, Door het projectteam en dus ook de voortgang van het project te beschermen tegen invloeden van buitenaf, ondersteunt het management het project.